■ 社外 >> 挨拶 >> 社屋移転
件名:【ご挨拶】社屋移転につきまして
株式会社○○
広報部 △△△△様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。
  平素よりご愛顧いただき、感謝を申し上げます。

  さて、このたび弊社は、業務拡張に伴い、○月○日より、
  下記住所に移転することになりました。

  これを機に、より一層サービスの向上に向けまして、
  全社一丸となって努力をしてまいる所存でございます。

  今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
  --------------------------------------------
             記

  旧住所:〒123-456 ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789

  新住所:〒234-567 △△区□□4-5-67
  TEL:023-456-7890

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================
















ポイント
新住所だけでなく、旧住所も併記しておくことで、先方への認知が確実に。




■ 社外 >> 挨拶 >> 異動のお知らせ
件名:異動のご挨拶
株式会社◇◇
□□□□様

  大変お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。

  この度、△△株式会社との合併に伴い、宣伝部から
  マーケティング第二部に異動になりました。

  新しい部署におきましても、これまで以上に
  努力してまいる所存ですので、
  今後ともご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い
  申し上げます。

  なお、メールアドレスは変わりませんが、
  電話番号が変更しております。
  お手数ではございますが、修正変更のほど、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  マーケティング第二部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================






ポイント
対外的に支障がないようであれば、異動の背景も簡単に説明しておく。




ポイント
変更しない点、変更となる点を明記しておく。



■ 社外 >> 挨拶 >> 転勤のご挨拶
件名:転勤のご挨拶
株式会社◇◇
□□様

  お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。

  ○月○日をもちまして、△△支部に転勤することに
  なりました。本社勤務中は大変お世話になりました。

  新しい地に移りましても、より一層の努力を重ね、
  本社での経験を活かし、仕事に邁進していきたいと
  思っております。

  着任後には、改めましてご挨拶させていただく所存ですが、
  取り急ぎまして、転勤のご連絡までさしあげた次第です。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================




ポイント
仕事に支障をきたさないよう、転勤が明確になった時点で、状況を見極めたうえ、できるだけ早く挨拶をすることが大切。



■ 社外 >> 挨拶 >> 着任のご挨拶
件名:着任のご挨拶
□□株式会社
××××様

  お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。

  ○月○日付けで、△△支社に着任いたしました。
  本社勤務中は大変お世話になりました。

  こちらの土地での生活は初めての経験となりますが、
  より一層日々努力を重ね、仕事に邁進していきたいと
  思っております。

  これまでと同様、ご指導・ご鞭撻のほど、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================








ポイント
儀礼的な挨拶だけでなく、こうした一言を加えることで、親しみが増す場合も。ただし、記す内容と送る相手には充分考慮を。



■ 社外 >> 挨拶 >> 転職のお知らせ
件名:【転職のご連絡】大変お世話になりました。
□□株式会社
△△△△様

  いつも大変お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。

  この度、○月○日を持ちまして、株式会社××を
  円満退社致し、×月×日より株式会社●●に転職する
  運びとなりました。

  在職中、△△様には大変お世話になり、心より感謝
  しております。

  新しい会社におきましても、△△様にご教示いただいた
  経験を活かし、さらに努力を重ねていく所存です。

  落ち着きましたら、あらためてご挨拶に伺わせて
  いただければと存じます。

  今後ともご指導・ご鞭撻のほど、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================






ポイント
転職先が決まっていて、公にできる場合は、明記しておく。




ポイント
転職後も関係を保っておきたい場合は、こうした一言を加えて、相手に気持ちを伝えておく。



■ 社外 >> 挨拶 >> 退職ご挨拶(社外用)
 
件名:退職のご挨拶
△△株式会社
□□□□様

  いつも大変お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。

  私事で大変恐縮ですが、この度、○月○日を持ちまして、
  株式会社○○を退職することになりました。

  □□様にはいつも温かいご支援・ご指導を賜り、
  心より感謝いたしております。
  この場をお借りしてお礼申し上げます。
  どうもありがとうございました。

  末筆ながら、□□様のますますのご活躍、ご発展を
  お祈りいたします。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================
 



■ 社外 >> 案内・通知 >> セミナー開催のお知らせ
件名:【ご案内】○○に関するセミナーを開催いたします。
各社ご担当様

  いつもお世話になっております。
  平素よりご愛顧いただき、感謝を申し上げます。

  さて、このたび○○に関するセミナーを開催致します。
  昨今、社会的にも注目されている○○について、
  専門家をお招きし、知っておきたい基礎知識から、
  即実践に応用できる技術まで、ビジネスに役立てて
  いただける構成となっております。

  ○○にご興味のある方、○○をさらに知っておきたいと
  いう方はぜひご出席いただければと存じます。

  ----------------------------------------------
  ■内容 :2006年最新○○について〜基礎から実践まで〜
  ■日時 :○月○日(○曜日)13:30〜17:30
  ■場所 :弊社第1セミナールーム
  ■会費 :無料
  ----------------------------------------------

  お手数ではございますが、出欠のご連絡を、
  下記フォームにご入力の上、【○月○日○時】までに
  お送りいただければ幸いです。

  ----以下ご入力の上、切り離してご返信ください--------
  ■2006年最新○○について〜基礎から実践まで〜 に
  ○出席します    ○欠席します

  ■郵便番号

  ■ご住所

  ■電話番号

  ■社名及びご所属部署

  ■お名前

  ■メールアドレス

  ----------------------------------------------

  ご不明な点等ございましたら、○○部××まで、
  ご連絡くださいますよう、お願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================





ポイント
テーマだけでなく、セミナーの主旨や内容を具体的に説明することで、参加意欲をそそることに繋がる。














ポイント
簡単な返信フォームを作成してつけることで、参加への対応作業が効率的に。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 展示会のお知らせ
 
件名:【ご案内】商品展示会につきまして
お客様各位

  いつもお世話になっております。
  平素よりご愛顧いただき、感謝を申し上げます。

  さて、このたび弊社では下記の要領で商品展示会を
  開催させていただくことになりました。

  今回の新作は、各メディアでも注目されております
  デザイナー△△△△氏とのコラボレーションもあり、
  弊社でも自信を持ってご覧いただきたい仕上がりに
  なっているものばかりです。

  ご多忙のところ、誠に恐縮ではございますが、
  ぜひご来場いただきたくご案内申し上げた次第です。

  ----------------------------------------------
  ■内容 :2006年新作展示会
  ■日時 :○月○日(○曜日)〜○月○日(○曜日)
      10:00〜17:00(最終日は16:00まで)
  ■場所 :××サイト
  ----------------------------------------------

  お手数ではございますが、出欠のご連絡を、
  下記フォームにご入力の上、【○月○日○時】までに
  お送りいただければ幸いです。

  ----以下ご入力の上、切り離してご返信ください---------
  ■「2006年新作展示会」に
  ○出席します    ○欠席します

  ■郵便番号

  ■ご住所

  ■電話番号

  ■社名及びご所属部署

  ■お名前

  ■メールアドレス

  ■同行者の人数

  ----------------------------------------------
  ご不明な点等ございましたら、○○部 ××まで、
  ご連絡くださいますよう、お願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================








ポイント
テーマだけでなく、展示会の主旨や内容を具体的に説明しておくことで、参加意欲をそそることに繋がる。













ポイント
簡単な返信フォームを作成してつけることで、参加への対応作業が効率的に。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 社外ゴルフコンペのお知らせ
 
件名:謝恩ゴルフ大会のご案内
関係各位

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  さて、この度「株式会社○○主催謝恩ゴルフ大会」を
  開催することになりました。
  皆様お誘い合わせのうえ、ご参加いただけますよう、
  ご案内をお送りさせていただきます。

  ----------------------------------------------
  ■開催日:○月○日(○曜日)

  ■参加費 :20,000円
       プレー代、食事代、コンペ参加費を含みます

  ■ゴルフ場:××カントリークラブ ○○県△△市××
         http://www.△△△△.jp

  ■アクセス:車の場合
       ○○道「××I.C.」より約5分
       電車の場合
       △△線□□駅よりタクシーで約15分

  ■集合時間:7時30分フロント前にて受付開始予定
  ----------------------------------------------

  ご不明な点等ございましたら、○○部 ××まで、
  お問い合わせください。
  皆様のご参加をお待ち致しております。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                  ××××
  ===========================================










ポイント
日時、場所、参加費は本文に入れ込まずに、別記としてわかりやすく。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 祝賀会開催のお知らせ
 
件名:祝賀会のご案内です。
□□株式会社
ご担当者様各位

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  平素より格別のご協力をいただき、ありがとうございます。
  おかげさまで、今期も目標を達成することができました。

  つきましては、ささやかではございますが、
  日頃の感謝の気持ちを込めまして、記念祝賀会を
  開催させていただきます。

  ご多忙の折とは存じますが、日頃お世話になっている
  皆様方に、ぜひご出席いただきたく、ご案内申し上げます。

  ----------------------------------------------
  ■日時 :○月○日(○曜日)19:30〜21:00
  ■場所 :ホテル×× △△の間
       http://www.△△△△.jp
  ----------------------------------------------
  
  お手数ではございますが、出欠のご連絡を、
  【○月○日】までに、××までお送りいただければ幸いです。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒123-456
  ○○区△△町12-3
  TEL:012-345-6789
                 ××××
  ===========================================
 



■ 社外 >> 案内・通知 >> 面接結果(合格)の連絡
 
件名:面接一次結果のご連絡
□□□□様

  株式会社○○ ××です。
  この度は、弊社社員選考面接にご参加いただき、ありがとう
  ございました。慎重なる選考の結果、□□様には二次面接に
  進んでいただくことになりました。

  つきましては、下記日程にて二次面接を行いますので、
  ご参加くださいますよう、お願い申し上げます。

  ----------------------------------------------
  ■日時 :○月○日(○曜日)14:00
  ■場所 :弊社9階 総合受付
  ----------------------------------------------

  ご質問等ございましたら、遠慮なくご連絡ください。
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  人事部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================
 



■ 社外 >> 案内・通知 >> 面接結果(不合格)の連絡
 
件名:一次面接選考結果につきまして
○○○○様

  株式会社○○ ××です。
  先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、
  誠にありがとうございました。

  貴殿について慎重なる選考を重ねましたところ、
  今回はご期待に添えない結果となりましたので、
  ご通知申し上げます。

  多数の企業の中から弊社を選び、ご応募頂きましたことを深謝
  致しますとともに、今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  人事部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================





ポイント
「不合格」を、「ご期待に添えない」などに言い換えると、あたりが少し柔らかくなる。

ポイント
不合格の場合だからこそ、こういう一言を添えておくことは大切。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 資料送付の連絡
件名:資料送付のご連絡です。
○○株式会社
△△様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。

  先ほどお問い合わせいただきました△△についての
  資料を添付ファイルにてお送りさせていただきます。
  また、紙ベースの資料も本日宅配便にてご送付いたしましたので、
  明日午後、御社に到着の予定です。

  ご不明の点等ございましたら、お問い合わせいただければと
  存じます。

  以上、取り急ぎまして資料送付のご連絡まで。
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================






ポイント
メール添付以外に送付するものがあれば、その旨も必ず伝えておく。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 納品の連絡
件名:納品のご連絡です。
□□株式会社
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。

  ○月○日付けでご注文いただきました○○につきまして、
  納品日をご連絡させていただきます。

  --------------------------------------------------
  ・納品日:○月○日(○曜日)15:00
  ・納品先:○○株式会社
      ○○県○○市××1-23-4
      ご担当者:○○部 △△様
  --------------------------------------------------
  ご不明の点等ございましたら、お問い合わせいただければと
  存じます。

  今後ともお引き立てのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================










ポイント
担当者名まで明記することで、納品ミスを事前に防げることも・・・。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 振込みのお知らせ
 
件名:振込みのご連絡です。
□□株式会社
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。

  ○月○日付けでいただきましたご請求分につきまして、
  ○月○日(○曜日)に、△△銀行××支店貴社口座に
  振り込ませていただきました。
  ご確認の上、ご査収くださいますようお願い申し上げ
  ます。

  取り急ぎまして、振込みのご連絡まで。
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  経理部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================





ポイント
万一振り込みが遅れそうな場合、こうしたメールを先に送っておくことで、先方とのコミュニケーションが図れる場合も。



■ 社外 >> 案内・通知 >> 内定の連絡
 
件名:採用内定のご連絡です
○○○○様

  株式会社○○人事部××です。
  先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、
  誠にありがとうございました。

  選考の結果、ぜひお力添えをいただきたく、内定と決定致し
  ましたので、取り急ぎご報告申し上げます。

  再度、入社日・条件等のお打ち合わせにお越しいただければと
  思いますが、来週のご都合はいかがでしょうか。
  ご連絡を頂戴できればと存じます。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  人事部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================
 



■ 社外 >> お礼・お祝い >> お中元・お歳暮へのお礼
 
件名:【御礼】本日拝受いたしました。
○○○株式会社
◇◇部
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社□□ ○○です。
  本日××様よりお贈りいただきましたもの、拝受いたしました。
  お心遣いいただき、スタッフ一同感謝しております。

  取り急ぎまして、拝受のご連絡とお礼まで申し上げます。
  どうもありがとうございました。

  今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================






ポイント
お礼はタイミングがとても大切。いただいたと同時に出す時はこのフレーズで。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 栄転のお祝い
件名:ご栄転おめでとうございます。
○○○株式会社
◇◇部部長
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。

  この度は、ご栄転おめでとうございます。
  ××部長にご指導いただいたことを丹念に実践しつつ、
  業務に邁進してまいる所存です。
  新しい任地でのますますのご活躍・ご発展を心から
  お祈りしております。

  今後ともご指導・ご鞭撻のほど、どうぞよろしく
  お願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================







ポイント
「栄転」であることは、慎重に確認してから送信を。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 打ち合わせに対するお礼
件名:本日はありがとうございました。
○○○株式会社
◇◇部部長
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。

  本日はご多忙の折、お時間いただきありがとう
  ございました。

  ご提案させていただきました内容につきまして、
  何かご不明な点等ございましたら、何なりと
  ご連絡いただければと存じます。

  今後とも貴社のビジネスにお役に立つ有益な情報や
  ご提案ができるように、努力していく所存です。
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================





ポイント
相手に時間を取っていただいたことに対するお礼を表すことで、提案したことを思い出してもらえる効果もあるかも。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 資料請求のお礼
件名:資料ご請求いただき、ありがとうございました。
××株式会社
□□事業部
○○様

  お世話になっております。
  株式会社○○ ××と申します。
  弊社商品△△にご興味をお持ちいただき、
  誠にありがとうございます。

  本日宅配便にて、○○様宛に資料2部お送りさせて
  いただきました。明日午前中にはお手元に届くかと
  存じます。

  何かご不明な点等ございましたら、ご連絡いただければと
  存じます。
  何卒よろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================









ポイント
送付の連絡や到着の予定など、わかっていることを明記することで、より確実な情報に。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 展示会案内のお礼
件名:【出席のご連絡】ご案内いただき、ありがとうございました。
株式会社□□□
広報部
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  展示会のご案内いただき、ありがとうございました。

  今回の展示会には、弊社部長○○も非常に興味を抱いており、
  ぜひ一緒に伺わせていただければと存じます。
  メール文末に、申し込み詳細を貼付させていただきますので、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------
  ■「2006年新作展示会」に
  ○出席します
  ■ご住所
  〒987-6543 ○○区△△1122-3
  ■電話番号
  TEL:03-2345-6789
  ■社名及びご所属部署
  □□株式会社営業部
  ■名前
  ◇◇◇◇ 
  ■メールアドレス
  ◇◇@□□.com
  ■同行者の人数
  2名
---------------------------------------------------

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================








ポイント
単に申し込むのではなく、こちらの事情もさりげなく伝えておく。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 商品購入のお礼
件名:お買い上げいただき、ありがとうございました。
株式会社□□□
○○部
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。
  この度は弊社商品○○をご購入いただき、
  誠にありがとうございました。

  お買い上げいただきました○○は、弊社の定番商品
  でもあり、幅広い層のお客様にご愛顧いただいている
  ものでございます。

  今後ともお客様に喜んでいただける商品を充実して
  いけるように、一層の努力を重ねてまいりたいと存じます。
  どうぞ末永くご愛顧賜りますよう、心よりお願い申し上げ
  る次第です。

  まずはお礼かたがたご挨拶まで申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================








ポイント
通り一遍のお礼だけではなく、購入いただいた商品に対する簡単な説明も一言加える。

ポイント
お礼は心を込めながらも、しつこくしないこと。



■ 社外 >> お礼・お祝い >> 異動の連絡に対するお礼
件名:ご連絡ありがとうございました。
株式会社○○
××××様

  お世話になっております。
  株式会社○○ ××でございます。
  異動のご連絡ありがとうございました。

  こちらこそ、これまでと同様、
  ご愛顧いただきますよう、改めまして
  お願い申し上げる次第です。

  新しい部署におかれまして、
  ××様のますますのご発展をお祈りいたしております。

  今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================
 



■ 社外 >> お詫び >> 納品遅延のお詫び
 
件名:【お詫び】納品が遅れて申し訳ありません。
株式会社△△
□□様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  早速ですが、○月○日にご注文いただきました
  商品××、本日発送させていただきました。

  納品の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけて
  しまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
  誠に申し訳ございませんでした。

  現在原因の特定を急いでおり、今後このような
  ことがないよう、十分留意してまいります所存
  ですので、何とぞご容赦くださいますよう、
  お願い申し上げます。

  今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================





ポイント
すでに送付ができているのであれば、その旨をまず明記すること。


ポイント
型どおりの謝罪文だけでなく、今後の対応も含めてできるだけ具体的に書くことで、相手に対する誠意を伝える。



■ 社外 >> お詫び >> 打ち合わせ日程変更のお詫び
件名:【お願い】打ち合わせ日程変更につきまして。
株式会社△△
××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  早速ですが、○月○日(○曜日)に予定しておりました
  お打ち合わせですが、×月×日(×曜日)に変更して
  いただけませんでしょうか?

  時間の変更はございませんので、日にちのみ
  ご調整いただければと存じます。

  変更が難しいようであれば、××様のご都合の
  よい日をいくつか候補を頂戴できれば幸いです。

  勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
  何卒よろしくお願い申し上げます。

  ===========================================
  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================





ポイント
日にちだけでなく、曜日を書いておけばより明確に。



ポイント
こちらの都合で変更をお願いしているので、先方の都合を伺う一文を入れておく配慮も必要。



■ 社外 >> お詫び >> 商談のおことわり
件名:○○の件につきまして。
株式会社△△
□□様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  先日は弊社までご来社いただき、ありがとうございました。
  これまでにない新鮮なご提案に、社内でも繰り返し検討
  させていただいたのですが、残念ながら費用の面で難しい
  ものがあり、今回は見送らせていただくことになりました。

  せっかくご提案いただきましたのに、申し訳ございません。
  まずは取り急ぎ、お返事まで申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
  ===========================================



ポイント
全体としてはOKだが、費用面のみが難しいような場合は、その旨も正直に書いてみると、もしかすると価格交渉に繋がる場合も‥。

NGとなったら、とにかく早く出すこと。出しにくいからと言って、ずるずる引きずっていては、却って先方にも迷惑をかけることに。



■ 社外 >> お詫び >> クレームに対するお詫び
件名:大変申し訳ございませんでした。
株式会社△△
□□様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  先ほどお問い合わせいただきましたリンクの件、
  ご指摘の通り、弊社のリンク設定が間違っていたことが
  判明致しました。

  サイトチェックには十分注意を払っているのですが、
  結果的にこのような事態を招いてしまい、ご迷惑をおかけ
  しましたこと、心よりお詫び申し上げます。

  今後はチェック体制をより一層強化し、スタッフ一同気を
  引き締めて制作に望む所存ですので、何とぞご容赦ください
  ますよう、お願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
クレームに対しては、できる限り迅速に対応する。




ポイント
単に詫びを繰り返すより、今後の対応策としてどう何をしていくか、どう考えているかを明記することが大切



■ 社外 >> 督促・抗議 >> 支払い遅延への督促
 
件名:お振込みの件につきまして
○○○株式会社
経理部 ××様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとう
  ございます。

  ご購入いただきました商品△△の代金につきまして、
  ×月×日付けにて請求書をお送りさせていただき
  ましたが、○月○日現在、入金の確認がとれておりません。

  お手数をおかけして恐縮でございますが、
  いま一度お調べの上、ご確認いただけますよう
  お願い申し上げます。

  なお、本メールと行き違いでご入金いただいた場合は、
  失礼をお許しください。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
いつの時点で確認が取れていないのかを明確にすること。




ポイント
先方とのコミュニケーションを円滑にするため、督促の場合でもこの一文は必ず入れておく。



■ 社外 >> 督促・抗議 >> 納期遅延に対する抗議
件名:【重要・緊急】○○の納品期日につきまして
株式会社△△
□□様

  いつもお世話になっております。
  株式会社○○ ××です。
  早速ですが表題案件につきまして、
  改めましてご確認させてください。

  当初の契約では、○月○日には納品いただけるとの
  お話でしたが、その後、変更のご連絡がないまま
  期日を過ぎ、本日に至っております。

  ご多忙の旨は、重々承知しておりますが、
  私どもと致しましても取引先との関係があり、
  このままでは信用問題に関わり兼ねません。

  事情をご理解いただき、大至急ご連絡いただけますよう
  重ねてお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
当初の納品日の日付など、できるだけ具体的な数字を入れ込む。


ポイント
納品遅延による影響範囲の広さや重大さを伝える。



■ 社外 >> 依頼・問い合わせ >> 講演の依頼
 
件名:ご講演のお願い
○○○研究所上席研究員
□□□様

  初めてご連絡させていただきます。
  株式会社○○の××と申します。

  このたび弊社にて、△△に興味を持つ方を対象に、
  ××関するシンポジウムを開催することになりました。
  つきましては、××に早くから着目され、研究を続けて
  おいでの□□様に、ぜひご講演をお願い致したく、
  ご連絡させていただいた次第でございます。

  シンポジウムの概要は下記を予定しております。

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  ■テーマ:2006年××について〜最新の状況について〜
  ■日時 :○月○日(○曜日)13:30〜17:30
  ■場所 :×××ホール
  --------------------------------------------------

  ご一考いただけるようでございましたら、
  後日あらためてご連絡をさせていただければと
  存じます。
  突然のお願いではございますが、ご検討のほど、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
ちゃんと相手の動向や功績をわかった上での依頼であることを明記する。















ポイント
相手によっては、電話もしくはFAXを先に送った方がスムーズに行く場合もあるので注意すること。先方のコミュニケーションツールに合わせる配慮が大切。



■ 社外 >> 依頼・問い合わせ >> お見積もりの依頼
件名:お見積りのお願いです
□□株式会社
××様

  いつもお世話になっております。
  ××株式会社 ○○でございます。

  昨日はありがとうございました。
  会議の席上、ご提案いただいた「○○」についての
  企画ですが、あれから社内でも検討した結果、
  できれば前向きな方向で考えていければと存じます。

  つきましては、早々にお見積りをいただけますでしょうか。
  勝手を申して恐縮ですが、予算編成の都合上、
  ○月○日(○曜日)までにお送りいただければと
  存じます。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
見積りを上げてもらう日付は明記しておくこと。急ぎの場合、その旨に関する一文も入れておくと、効果的。



■ 社外 >> 依頼・問い合わせ >> サンプル送付の依頼
 
件名:サンプル請求のお願い
□□株式会社
営業部御中

  初めてご連絡さしあげます。
  株式会社○○ ○○部 ××と申します。
  貴社サイトを拝見していて、△△に興味をもちました。

  ご多忙の折、お手数をおかけして恐縮ですが、
  △△のサンプルをお送りいただけませんでしょうか。
  サイトでは、10個限定とありましたが、もし可能であれば、
  15個お送りいただくことは可能でしょうか?
  難しいようであれば、個数はお任せいたします。

  ご多忙の折、お手数おかけして恐縮ですが、
  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
限定○個とある場合でも、とりあえず希望を伝えてみて、最終決定を先方に委ねるのも1つの手。他の申し込みが少ない場合などは、送ってもらえる可能性も‥。



■ 社外 >> 依頼・問い合わせ >> リンク許可のお願い
 
件名:貴サイトご紹介とリンクご許可のお願いです。
○○○サイト
web管理者様

  初めまして。株式会社○○ ××と申します。
  今回メールを差し上げましたのは、貴サイトのご紹介
  及びリンクご許可のお願いでございます。

  弊社では20代の女性をターゲットとしたサイトを
  運営しております。
  △△△(http://www.△△△.co.jp)
  この中で、ファッションに関する情報を
  紹介するコーナーがあり、ぜひ貴サイトを
  ご紹介させていただきたく存じます。

  ご紹介の内容は、貴サイト名、URL、400文字程度の
  紹介文になります(紹介文は弊社で起こさせていただき
  ます)。また、サイト名から貴サイトトップページへの
  リンクもお願いできればと考えております。

  ご多忙の折、突然のお願いで恐縮ですが、ご検討
  いただければ幸いです。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
掲載したい媒体の概要やURLなどを明記しておくこと。


ポイント
紹介する内容を具体的に。



■ 社外 >> 依頼・問い合わせ >> 資料請求(初回)
 
件名:資料請求のお願いです。
□□株式会社
営業部御中

  初めまして。株式会社○○ ××と申します。
  貴社サイトを拝見させていただき、△△に興味を持ちました。

  ご多忙の折、お手数をおかけしますが、
  △△に関する資料を2部、お送りいただけませんでしょうか。

  当方の勝手な都合で恐縮ですが、できれば部内会議に
  間に合わせたく、○月○日(○曜日)までにお送りいただ
  ければ幸いです。

  どうぞよろしくお願い申し上げます。

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  株式会社○○
  ○○部

  〒1234-567
  △△区○町1234-5
  TEL:03-1234-5678
                 ××××
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ポイント
希望部数がある場合は明記する。

ポイント
急を要する場合や日にちが限定される場合などは、その旨を明記しておく。